Prowadzenie działalności gospodarczej często wiąże się z użytkowaniem samochodu. Niezależnie od tego, czy pojazd jest własnością firmy, czy prywatnym autem wykorzystywanym w celach służbowych, przedsiębiorcy mają możliwość odliczenia kosztów paliwa. W 2025 roku obowiązują konkretne zasady dotyczące odliczeń podatkowych związanych z eksploatacją pojazdów. W tym artykule przyjrzymy się, jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej.
Odliczenie VAT od paliwa – zasady ogólne
Przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, mogą odliczyć podatek VAT od zakupionego paliwa. Wysokość odliczenia zależy od sposobu użytkowania pojazdu
- Samochód wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej: możliwość odliczenia 100% VAT. Wymaga to jednak spełnienia określonych warunków, takich jak prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26 do urzędu skarbowego.
- Samochód wykorzystywany zarówno w działalności, jak i prywatnie (użytek mieszany): możliwość odliczenia 50% VAT bez konieczności prowadzenia dodatkowej
Przykład:
Przedsiębiorca zakupił paliwo za 1 000 zł netto plus 230 zł VAT.
- Jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności i spełnione są wszystkie warunki formalne, można odliczyć pełne 230 zł VAT
- W przypadku użytku mieszanego, odliczeniu podlega 50% VAT, czyli 115 zł.
Jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej? – jako koszt uzyskania przychodu
Oprócz odliczenia VAT, przedsiębiorcy mogą zaliczyć wydatki na paliwo do kosztów uzyskania przychodu, co obniża podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Wysokość odliczenia zależy od rodzaju pojazdu i sposobu jego użytkowania:
- Samochód firmowy wykorzystywany wyłącznie w działalności: możliwość zaliczenia 100% wydatków na paliwo do kosztów uzyskania przychodu.
- Samochód firmowy wykorzystywany w sposób mieszany: możliwość zaliczenia 75% wydatków na paliwo do kosztów uzyskania przychodu.
- Prywatny samochód wykorzystywany w działalności: możliwość zaliczenia 20% wydatków na paliwo do kosztów uzyskania przychodu.
Przykład:
Przedsiębiorca wykorzystuje prywatny samochód w działalności i zakupił paliwo za 500 zł brutto.
- Odliczenie VAT: 50% z 115 zł (VAT od 500 zł) = 57,50 zł.
- Koszt uzyskania przychodu: 20% z (500 zł - 57,50 zł) = 88,50 zł.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Aby móc odliczyć 100% VAT od paliwa, konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta powinna zawierać:
- Dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji.
- Stan licznika na początek i koniec każdego okresu rozliczeniowego.
- Cel wyjazdu, trasę, datę oraz liczbę przejechanych
- Imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.
Prowadzenie ewidencji jest obowiązkowe tylko w przypadku chęci odliczenia pełnego VAT. W przypadku odliczenia 50% VAT ewidencja nie jest wymagana.
Wprowadzenie regulaminu użytkowania samochodu
Dla pojazdów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej, oprócz ewidencji przebiegu, konieczne jest również wprowadzenie regulaminu użytkowania samochodu. Regulamin ten powinien określać zasady korzystania z pojazdu, wykluczając możliwość jego użycia do celów prywatnych. Musi być podpisany przez wszystkich użytkowników pojazdu i przechowywany w dokumentacji firmy.
Zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego
Aby móc odliczyć 100% VAT od paliwa, przedsiębiorca musi zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. Zgłoszenia należy dokonać do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z pojazdem. Brak zgłoszenia skutkuje możliwością odliczenia jedynie 50% VAT.
Odliczenie kosztów paliwa w działalności gospodarczej zależy od sposobu użytkowania pojazdu oraz spełnienia określonych warunków formalnych. Przedsiębiorcy mają możliwość odliczenia VAT oraz zaliczenia wydatków na paliwo do kosztów uzyskania przychodu, co przekłada się na obniżenie obciążeń podatkowych. Kluczowe jest jednak prawidłowe prowadzenie dokumentacji oraz zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego w odpowiednim terminie.
Rozliczanie paliwa w leasingu i przy użytkowaniu prywatnego samochodu
Przedsiębiorcy bardzo często korzystają z leasingu jako formy finansowania pojazdów użytkowanych w działalności gospodarczej. W takim przypadku sposób rozliczenia kosztów paliwa zależy przede wszystkim od tego, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach służbowych, czy również prywatnie.
Jeśli leasingowany pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności, konieczne jest:
- zgłoszenie pojazdu w urzędzie skarbowym,
- prowadzenie ewidencji przebiegu,
- wdrożenie regulaminu użytkowania samochodu.
Dopiero wtedy możliwe jest pełne odliczenie VAT od wydatków na paliwo oraz uznanie 100% wydatków jako koszty uzyskania przychodu. W przypadku leasingu samochodów ciężarowych oraz leasingu maszyn rolniczych przedsiębiorcy mają możliwość wliczenia kosztów paliwa do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem spełnienia powyższych wymogów. Jeżeli nie dopełni się formalności, przedsiębiorca może rozliczyć tylko 50% VAT i 75% kosztów paliwa.
W przypadku prywatnych samochodów wykorzystywanych okazjonalnie w działalności gospodarczej sprawa wygląda inaczej. Podatnik nie zgłasza pojazdu na VAT-26 i nie prowadzi ewidencji środków trwałych. Mimo to może zaliczyć 20% kosztów paliwa do kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem że ma faktury za paliwo i potrafi wykazać związek z działalnością.
Co musi zawierać faktura na paliwo?
Aby rozliczyć zakup paliwa, konieczne jest posiadanie poprawnie wystawionej faktury. Powinna ona zawierać:
- datę i miejsce zakupu,
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- ilość i rodzaj paliwa,
- wartość netto, VAT i brutto.
Faktura na paliwo – ile zwrotu?
Na podstawie faktury można określić, ile zwrotu przysługuje przedsiębiorcy. W przypadku pojazdów używanych wyłącznie w firmie zwrot VAT wynosi 100%. Przy użytku mieszanym – 50%. Jeśli pojazd nie jest zgłoszony do VAT-26, odliczenie vat od paliwa w pełnej wysokości nie będzie możliwe.
Odliczanie VAT-u od paliwa a cel wykorzystywania pojazdu
W praktyce kluczowe znaczenie ma sposób użytkowania pojazdu. W przypadku samochodów osobowych, które są wykorzystywane również do celów prywatnych, odliczanie vatu od paliwa ograniczone jest do 50%. Wynika to z art. 86a ust. 1 ustawy o VAT.
Pojazdy wykorzystywane wyłącznie w działalności (np. samochody dostawcze, ale też osobowe – pod warunkiem spełnienia wymogów) umożliwiają pełne odliczenie paliwa od podatku. Dotyczy to również innych wydatków eksploatacyjnych – o ile nie są wykorzystywane do celów niezwiązanych z działalnością.
Jak odliczyć paliwo w działalności gospodarczej? – krok po kroku
- Zdecyduj, w jaki sposób będziesz wykorzystywać pojazd: wyłącznie służbowo czy mieszanie.
- Jeśli tylko służbowo – zgłoś pojazd do urzędu skarbowego (VAT-26).
- Prowadź ewidencję przebiegu oraz wprowadź regulamin użytkowania samochodu.
- Zbieraj faktury za paliwo – muszą być wystawione na dane firmy.
- Na koniec każdego okresu rozliczeniowego podlicz liczbę przejechanych kilometrów oraz kwoty odliczeń.
- Sprawdź, jakie wydatki można uznać za koszty eksploatacji samochodu – np. paliwo, naprawy, ubezpieczenie takiego samochodu.
- Upewnij się, że pojazd znajduje się w ewidencji środków trwałych, jeśli jest to samochód firmowy stanowiący własność podatnika prowadzącego działalność.
Specyfika odliczeń w przypadku pojazdów leasingowanych
Leasing operacyjny, popularny wśród małych firm i JDG, nie przenosi własności pojazdu na leasingobiorcę. Mimo to użytkownik może odliczać paliwo w koszty. Wydatki związane z eksploatacją samochodu niezależnie od tytułu kosztów używania pojazdu są traktowane jako koszty uzyskania przychodu. Dotyczy to także leasingu samochodów używanych – obowiązują te same zasady.
Aby rozliczenie kosztów paliwa było uznane przez fiskusa, przedsiębiorca musi wykazać, że zakup paliwa był konieczny w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. W przeciwnym razie wydatki mogą nie zostać zaakceptowane przez urząd.
Czy można odliczyć paliwo od podatku dochodowego?
Zastanawiasz się, jak odliczyć paliwo od podatku i czy w ogóle jest to możliwe? Tak, ale zależy to od tego, czy samochód jest firmowy, czy prywatny. W przypadku prywatnego samochodu podatnika działalności gospodarczej, który nie prowadzi ewidencji przebiegu pojazdu, można rozliczyć jedynie 20% kosztów. Dla pojazdów firmowych – do 75% lub 100%, jeśli nie jest wykorzystywany również do celów prywatnych.
Z kolei odliczanie paliwa od podatku dochodowego nie wymaga, by samochód był środkiem trwałym firmy. Wystarczy wykazać, że zakup paliwa był związany z działalnością – np. poprzez dodatkowe potwierdzenie wydatków, takie jak regulamin użytkowania samochodu czy wpis do ewidencji przebiegu.
Rozliczanie paliwa – o czym pamiętać?
Paliwo stanowi wydatek eksploatacyjny, który – w zależności od sytuacji – może być rozliczany częściowo lub w pełni. Należy pamiętać, że:
- tylko faktury umożliwiają odliczenie VAT,
- ewidencja przebiegu pojazdu i sposób jego użytkowania decydują o wysokości odliczeń,
- końcem każdego okresu rozliczeniowego należy zaktualizować dokumentację,
- zmiana sposobu użytkowania pojazdu wymaga aktualizacji w urzędzie.
W przypadku zakończenia prowadzenia ewidencji, od dnia zakończenia podatnik traci prawo do pełnego odliczenia VAT od paliwa i musi przejść na 50% odliczenia.
Jeśli rozważasz leasing jako formę finansowania pojazdu w firmie, dowiedz się więcej o leasingu samochodów używanych, a następnie skorzystaj z naszego kalkulatora leasingu, aby sprawdzić, jak bardzo taka opcja może się opłacać w kontekście zakupu auta na firmę.
FAQ:
- Czy mogę odliczyć paliwo, jeśli używam prywatnego samochodu do celów firmowych?
Tak, w przypadku prywatnych samochodów wykorzystywanych w działalności gospodarczej można zaliczyć 20% wydatków na paliwo do kosztów uzyskania przychodu. Warto jednak pamiętać, że odliczenie VAT w takiej sytuacji jest ograniczone i możliwe tylko do 50%, o ile posiadasz faktury za paliwo i potrafisz udowodnić związek z działalnością.
- Co muszę zrobić, żeby odliczyć 100% VAT od paliwa?
Aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT, samochód musi być wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Konieczne jest zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz wprowadzenie regulaminu użytkowania samochodu, który wyklucza użytek prywatny.
- Czy można rozliczać paliwo w leasingowanym samochodzie?
Tak, leasingowany samochód również umożliwia rozliczanie kosztów paliwa – zarówno jako koszt uzyskania przychodu, jak i w zakresie odliczenia VAT. Obowiązują tu te same zasady co dla pojazdów firmowych: wszystko zależy od sposobu użytkowania, a odliczenie 100% VAT jest możliwe tylko po spełnieniu określonych wymogów formalnych.