Wykorzystywanie w prowadzonej działalności maszyn i pojazdów pochodzących z leasingu lub najmu budzi wątpliwości przedsiębiorców co do możliwości odliczenia VAT-u od nabywanych usług i jego ewentualnej wysokości. Dotyczy to również przedsiębiorców, którzy wynajmują pojazdy poza Polską nie wiedząc, jak mogą rozliczyć fakturę od usługodawcy z zagranicy i czy konieczne jest rozpoznanie importu usług.
Odliczanie VAT od leasingu i najmu
Art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT mówi o prawie do odliczenia 50% VAT od wydatków z tytułu użytkowania pojazdów samochodowych o masie dopuszczalnej poniżej 3,5, czyli głównie samochodów osobowych. Jakie wydatki możemy do tej grupy zaliczyć? Przede wszystkim są to wydatki związane z pojazdami nabytymi drogą najmu czy leasingu operacyjnego. Jeśli podatnik taki pojazd użytkuje musi przeanalizować czy pojazd i wydatki uprawniają go do odliczenia 50 czy 100% VAT. Najważniejsze, aby zachowany został podstawowy warunek odliczenia VAT, czyli związek pomiędzy działalnością a wydatkami, z tytułu których VAT chcemy odliczyć. Oznacza to, że:
- podatnik może VAT odliczyć w całości, jeśli pojazd był wykorzystywany wyłącznie do celów prowadzonej opodatkowanej działalności,
- częściowe odliczenie możliwe jest w przypadku celów mieszanych, czyli korzystania z samochodu zarówno w celu zawodowym, jak i w działalności nieopodatkowanej
- jeśli pojazd wykorzystywano wyłącznie w działalności nieopodatkowanej, nie ma prawa do odliczenia VAT.
W przypadku pojazdów, od których najmu lub leasingu naliczony jest 100% VAT, podatnik może odliczyć całość w dwóch przypadkach. Pierwszym z nich jest samochód osobowy z masą całkowitą przekraczającą 3,5 tony, ponieważ w tym wypadku ograniczenia prawne nie mają zastosowania. 100% odliczenia można zastosować również w przypadku pojazdów osobowych (do 3,5 tony), wykorzystywanych wyłącznie w celach określanych przez profil prowadzonej działalności.
Warto jednak pamiętać, że w przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony można w pełni odliczyć VAT tylko na podstawie masy, ale w przypadku pojazdów z drugiej grupy liczy się nie ich masa, a sposób użytkowania. Podatnik może wykorzystywać je tylko w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Warto przyjrzeć się temu bliżej.
Wykorzystywanie pojazdu samochodowego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej oficjalnie ma miejsce w dwóch przypadkach. Po pierwsze, uznaje się takie wykorzystywanie wtedy, gdy konstrukcja pojazdu uniemożliwia wykorzystywanie go do celów prywatnych albo sprawia, że wykorzystywanie pojazdu w celach innych niż działalność gospodarcza jest nieistotne (określa to art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. Z ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT). Wykaz tego rodzaju pojazdów znajduje się w poniższej tabeli.
Pojazdy samochodowe uznawane za wykorzystywane wyłącznie w ramach działalności gospodarczej podatnika ze względu na swą konstrukcję
| Lp. | RODZAJE POJAZDÓW | PODSTAWA PRAWNA |
| 1. | pojazdy samochodowe nienależące do grupy samochodów osobowych, posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony od części, w której przewożone są ładunku, ścianą albo trwałą przegrodą, przypisane na mocy przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van | art. 86a ust. 9 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT |
| 2. | pojazdy samochodowe niebędące samochodami osobowymi, posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony od części, w której przewozi się ładunki, za pomocą ściany albo trwałej przegrody, mające otwartą część do przewozu ładunków | art. 86a ust. 9 pkt 1 lit. b) ustawy o VAT |
| 3. | pojazdy samochodowe niebędące samochodami osobowymi, posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń oraz nadwozie umożliwiające przewożenie ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne części pojazdu | art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT |
| 4. | pojazdy specjalne o przeznaczeniach takich jak: pojazdy specjalne o przeznaczeniach: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy | art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy o VAT |
| 5. | pojazdy specjalne o przeznaczeniu takim jak: pogrzebowy jeśli posiadają jeden rząd siedzeń bądź ich dopuszczalna masa całkowita przekracza 3 tony | § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika |
| 6. | pojazdy specjalne o przeznaczeniu bankowóz typu A lub B, jeśli posiadają jeden rząd siedzeń lub ich dopuszczalna masa całkowita przekracza 3 tony | § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika |
Trzeba przy tym zaznaczyć, iż w przypadku pojazdów wymienionych w pkt 1, 2 i 3 tabeli całkowite odliczenie VAT od ich najmu lub leasingu jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy:
- pojazdy zostały poddane dodatkowemu badaniu technicznemu wykonanemu przez okręgową stację diagnostyczną,
- podatnik dysponuje zaświadczeniem, które potwierdza status pojazdu, wydane przez okręgową stację diagnostyczną, a także
- w dowodzie rejestracyjnym pojazdu zostanie zaznaczone, iż pojazdy te spełniają warunki niezbędne do uznania ich za pojazdy specjalne (art. 86a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT).
Organy podatkowe uważają, że w przypadku, gdy chociażby jeden z tych warunków nie zostaje spełniony, podatnik, jeśli chce odliczać pełny VAT od wydatków związanych z użytkowaniem tych pojazdów, zobowiązany jest złożyć informację VAT-26 oraz musi prowadzić ewidencję przebiegu tych pojazdów (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 kwietnia 2016 r., sygn. ILPP1/4512-1-97/16-4/NS).
Do drugiej grupy pojazdów uznawanych za użytkowane tylko w ramach prowadzonej działalności gospodarczej są pojazdy, których konstrukcja nie wyklucza możliwości wykorzystywania ich do celów prywatnych, jednak brak takiej możliwości bezpośrednio wynika z:
- ustanowionych przez podatnika zasad użytkowania tych pojazdów (na przykład znajdujących się w stworzonym specjalnie na ten cel regulaminie użytkowania pojazdu), a także
- prowadzonej dla celów związanych z VAT-em ewidencji przebiegu tych pojazdów.
Co więcej, podatnik zobowiązany jest do złożenia dla takiego samochodu informacji VAT-26 w Urzędzie Skarbowym w ciągu 7 dni od dnia, w którym odnotował pierwszy wydatek związany z pojazdem (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a) w zw. z ust. 4 pkt 1, art. 86a ust. 12 i 13 ustawy o VAT).
W przypadku najemcobiorców i leasingobiorców chcących odliczać 100% VAT od takich pojazdów samochodowych, trzeba pamiętać, iż prowadzona przez takich podatków ewidencja przebiegu pojazdów musi być bardzo szczegółowa. Wprowadzane do niej informacje muszą jasno udowadniać, że wynajmowany lub leasingowany pojazd nie był użytkowany do celów, które nie byłyby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przepisy ustawy o VAT ani akty wykonawcze do tej ustawy nie wskazują dokładnie, jaki ma być rodzaj ewidencji dla samochodów wynajętych bądź leasingowanych. Ewidencja takich pojazdów powinna zatem zawierać takie same informacje, jakie ma mieć ewidencja przebiegu każdego innego pojazdu, a określa je art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.
Wyodrębnić można jeszcze jedną, trzecią grupę pojazdów, w przypadku najmowania bądź leasingowanie których można odliczyć 100% VAT. Są to pojazdy, dotyczące których umowy zostały zawarte do dnia 31 marca 2014 roku i spełniają następujące warunki:
- leasingobiorca odebrał pojazd przed dniem 1 kwietnia 2014 r., a także umowę zarejestrowano do dnia2 maja 2014 r.
Zasada ta ma zastosowanie niezależnie od zmian umowy dokonanych od 1 dnia kwietnia 2014 r.
W praktyce oznacza to, że w przypadku cesji umowy leasingu leasingobiorca może dokonać odliczenia VAT, którego wysokość będzie uzależniona od tego, w jaki sposób będzie wykorzystywał leasingowany samochód w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. W przypadku, gdy cedent odliczał całkowity VAT od rat leasingowych, gdyż umowa leasingu została zarejestrowana (w grę wchodzą jedynie umowy zawarte do dnia 31 marca 2014 roku), to również cesjonariusz ma do tego prawo kiedy zachodzi sukcesja podatkowa na mocy Ordynacji podatkowej, na przykład ma miejsce przekształcenie czy połączenie. Stwierdził tak w piśmie z 20 marca 2013 r. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (sygn. IBPP2/443-266/13/RSz), które jest również w obecnym stanie prawnym aktualne.
Oznacza to, że jeśli na przykład podatnik zawarł w lutym 2014 r. umowę leasingu, a pojazd został mu wydany w marcu 2014 r. umowa została zarejestrowana w urzędzie skarbowym, może on odliczyć 100% VAT od rat leasingowych. Kiedy na przykład z dniem 1 stycznia 2017 r. podatnik swoją do tej pory jednoosobową działalność gospodarczą przekształcić w spółkę z o.o., nadal jako sukcesor może dokonywać takiego samego odliczenia.
1.2. Pojazdy samochodowe, od których najmu lub leasingu można odliczyć 50% VAT
Warto pamiętać, że, jak było wspomniane wcześniej, ograniczenia w zakresie odliczania VAT z faktur za najem lub leasing samochodów używanych nie dotyczą:
pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej przekraczającej 3,5 tony (są to na przykład samochody ciężarowe);
pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nie większej niż 3,5 tony, ale pod warunkiem, że są one użytkowane jedynie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Można zastanawiać się, jak mogą odliczać VAT ci podatnicy, którzy wynajęli albo wyleasingowali pojazdy samochodowe o masie do 3,5 tony i użytkują je w sposób mieszany, czyli zarówno w celach prowadzonej działalności gospodarczej, jak i w celach prywatnych. Warunki te określa art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Przepis ten mówi, że gdy chodzi o pojazdy samochodowe o masie do 3,5 tonu, kwotą podatku naliczonego jest 50% kwoty podatku, jaka wynika z otrzymanej faktury. Do wydatków samochodowych, które obejmuje tzw. ograniczenie, można zaliczyć między innymi wydatki związane z pojazdami użytkowanymi na mocy umowy najmu albo leasingu (określa to art. 86a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT). Oznacza to, że podatnik, który użytkuje takie pojazdy w sposób mieszany, może odliczyć VAT z faktur pochodzących z ich najmu albo leasingu jedynie w wysokości 50% naliczonego podatku. Nie ma tu znaczenia rzeczywiste wykorzystanie samochodu do określonych celów, bo niezależnie od tego, w jaki sposób z pojazdu korzysta się częściej, zawsze jest to 50% wysokości. Dodatkowo podatnik, który chce odliczyć 50% VAT z faktur za najem bądź leasing swojego pojazdu, którego masa nie przekracza 3,5 tony, nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT (co określa (art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a) ustawy o VAT) ani też nie musi składać informacji VAT-26 (o czym z kolei mówi art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).