Wykorzystywanie w prowadzonej działalności maszyn i pojazdów pochodzących z leasingu lub najmu budzi wątpliwości przedsiębiorców co do możliwości odliczenia VAT-u od nabywanych usług i jego ewentualnej wysokości. Dotyczy to również przedsiębiorców, którzy wynajmują pojazdy poza Polską i nie wiedzą, jak mogą rozliczyć fakturę od usługodawcy z zagranicy i czy konieczne jest rozpoznanie importu usług. Leasing i najem samochodu a VAT – to często poruszane zagadnienie, przyjrzyjmy mu się więc bliżej.
Leasing i najem samochodu a odliczenie VAT
Art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT pozwala na odliczenie 50% VAT od wydatków związanych z użytkowaniem pojazdów samochodowych o masie do 3,5 tony, głównie samochodów osobowych. Odliczeniu podlegają wydatki związane z pojazdami nabytymi w najmie lub leasingu operacyjnym. Czynny podatnik VAT musi ocenić, czy pojazd i wydatki uprawniają do odliczenia 50% lub 100% VAT, przy zachowaniu związku wydatków z działalnością gospodarczą.
Podstawowe zasady odliczenia VAT w przypadku samochodu osobowego:
- odliczenie 100% VAT jest możliwe, jeśli pojazdu używa się wyłącznie do celów opodatkowanej działalności;
- częściowe odliczenie możliwe jest w przypadku używania pojazdu zarówno do celów zawodowych, jak i działalności nieopodatkowanej;
- brak prawa do odliczenia VAT, jeśli pojazd używany wyłącznie w działalności nieopodatkowanej.
Wynajem samochodu osobowego a VAT
Podatnik może odliczyć 100% VAT od pojazdów w dwóch przypadkach – gdy masa całkowita pojazdu osobowego przekracza 3,5 tony lub gdy pojazd osobowy (do 3,5 tony) wykorzystywany jest wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą.
W przypadku pojazdów powyżej 3,5 tony VAT odlicza się na podstawie masy, natomiast dla pojazdów do 3,5 tony podstawą jest sposób użytkowania – musi być wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Pojazd uznaje się za używany wyłącznie do działalności, gdy jego konstrukcja uniemożliwia wykorzystanie do celów prywatnych lub takie użytkowanie jest nieistotne (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT).
Pojazdy samochodowe uznawane za wykorzystywane wyłącznie w ramach działalności gospodarczej podatnika ze względu na swą konstrukcję
| Lp. | RODZAJE POJAZDÓW | PODSTAWA PRAWNA |
| 1. | pojazdy samochodowe nienależące do grupy samochodów osobowych, posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony od części, w której przewożone są ładunku, ścianą albo trwałą przegrodą, przypisane na mocy przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van | art. 86a ust. 9 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT |
| 2. | pojazdy samochodowe niebędące samochodami osobowymi, posiadające jeden rząd siedzeń oddzielony od części, w której przewozi się ładunki, za pomocą ściany albo trwałej przegrody, mające otwartą część do przewozu ładunków | art. 86a ust. 9 pkt 1 lit. b) ustawy o VAT |
| 3. | pojazdy samochodowe niebędące samochodami osobowymi, posiadające kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń oraz nadwozie umożliwiające przewożenie ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne części pojazdu | art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT |
| 4. | pojazdy specjalne o przeznaczeniach takich jak: pojazdy specjalne o przeznaczeniach: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy | art. 86a ust. 9 pkt 3 ustawy o VAT |
| 5. | pojazdy specjalne o przeznaczeniu takim jak: pogrzebowy jeśli posiadają jeden rząd siedzeń bądź ich dopuszczalna masa całkowita przekracza 3 tony | § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika |
| 6. | pojazdy specjalne o przeznaczeniu bankowóz typu A lub B, jeśli posiadają jeden rząd siedzeń lub ich dopuszczalna masa całkowita przekracza 3 tony | § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z 27 marca 2014 r. w sprawie pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika |
Trzeba przy tym zaznaczyć, iż w przypadku pojazdów wymienionych w pkt 1, 2 i 3 tabeli całkowite odliczenie VAT od leasingu lub najmu samochodu osobowego jest możliwe wyłącznie wtedy, gdy:
- pojazdy zostały poddane dodatkowemu badaniu technicznemu wykonanemu przez okręgową stację diagnostyczną;
- podatnik dysponuje zaświadczeniem, które potwierdza status pojazdu, wydane przez okręgową stację diagnostyczną, a także w dowodzie rejestracyjnym pojazdu zostanie zaznaczone, iż pojazdy te spełniają warunki niezbędne do uznania ich za pojazdy specjalne (art. 86a ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT).
Organy podatkowe uważają, że w przypadku, gdy chociażby jeden z tych warunków nie zostaje spełniony, podatnik, jeśli chce odliczać pełny VAT od wydatków związanych z użytkowaniem tych pojazdów, zobowiązany jest złożyć informację VAT-26 oraz musi prowadzić ewidencję przebiegu tych pojazdów (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28 kwietnia 2016 r., sygn. ILPP1/4512-1-97/16-4/NS).
Leasing i wynajem samochodu – VAT a zasady użytkowania i ewidencja przebiegu
Pojazdy uznawane za użytkowane wyłącznie w działalności gospodarczej to te, których konstrukcja nie wyklucza wykorzystywania ich do celów prywatnych, ale brak takiej możliwości wynika z:
- zasad użytkowania ustanowionych przez podatnika (np. w regulaminie),
- prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdów dla celów VAT.
Podatnik musi złożyć informację VAT-26 w Urzędzie Skarbowym w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku związanym z pojazdem (art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a w zw. z ust. 4 pkt 1, art. 86a ust. 12 i 13 ustawy o VAT).
Dla najemców i leasingobiorców, którzy chcą odliczać 100% VAT, ewidencja przebiegu pojazdów musi być szczegółowa i udowadniać, że pojazd wykorzystywany był wyłącznie do działalności gospodarczej. Ewidencja powinna zawierać informacje wymagane przez art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.
Pojazdy samochodowe, od których najmu lub leasingu można odliczyć 50% VAT
Ograniczenia w zakresie odliczania VAT z faktur za wynajem lub leasing samochodów używanych nie dotyczą:
- pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony (np. samochody ciężarowe);
- pojazdów o masie do 3,5 tony, pod warunkiem że są wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej.
Wynajem samochodu a VAT – o czym jeszcze trzeba pamiętać?
Pojazdy o masie do 3,5 tony, używane w sposób mieszany (do celów działalności gospodarczej i prywatnych), podlegają 50% odliczeniu podatku VAT, zgodnie z art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Dotyczy to m.in. pojazdów użytkowanych na podstawie umowy najmu lub leasingu (art. 86a ust. 2 pkt 2).
Podatnik, który użytkuje taki pojazd mieszanie, może odliczyć tylko 50% VAT z faktur za leasing lub wynajem auta, bez względu na jego rzeczywiste wykorzystanie. Ponadto nie musi prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu ani składać informacji VAT-26 (art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a i art. 86a ust. 12 ustawy o VAT).
FAQ:
- Czy zawsze można odliczyć 100% VAT od faktury za najem pojazdu?
Pełne odliczenie VAT jest możliwe tylko, gdy wynajmowany samochód używany jest wyłącznie do celów służbowych, a podatnik prowadzi szczegółową ewidencję przebiegu i zgłosił informację VAT-26.
- Czy najem pojazdu osobowego za granicą wymaga specjalnych formalności podatkowych?
Tak, faktury z zagranicy wymagają rozpoznania importu usług, a rozliczenie VAT przebiega analogicznie jak w przypadku najmu krajowego. Nie wpływa to jednak bezpośrednio na rozliczenia w podatku dochodowym.
- Kiedy podatnik może odliczyć jedynie 50% VAT za najem samochodu?
Jeśli samochód jest użytkowany zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, przysługuje odliczenie jedynie 50% VAT, bez obowiązku składania informacji VAT-26 i prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.