Cyfryzacja towarzyszy nam obecnie w coraz większej liczbie dziedzin, zwłaszcza w kontekście postępowań urzędowych. Wiele spraw można załatwić już bez konieczności osobistej wizyty w określonej placówce. Nowoczesne rozwiązania dobrze przyjmują się oczywiście w biznesie, gdzie już od lat popularnym rozwiązaniem są elektroniczne faktury ustrukturyzowane, które umożliwiają szybką integrację z systemami księgowymi. Obecnie trwają prace nad stworzeniem wspólnego standardu faktur tego rodzaju dla branży leasingowej. O co chodzi w całej sprawie i dlaczego jest to tak istotne?
Faktura ustrukturyzowana – czym jest?
Na początku warto zaznaczyć, że faktura ustrukturyzowana nie jest tożsama ze zwyczajowo rozumianym pojęciem e-faktury. Odwołując się do wersji elektronicznej, często mamy na myśli fakturę w standardowej postaci, jednak niewydrukowaną – np. w pliku PDF. Wiele osób prowadzących działalność gospodarczą rozlicza się właśnie przy pomocy takich dokumentów.
Faktura ustrukturyzowana jest jednak czymś jakościowo zupełnie odmiennym. Najważniejszym wyróżnikiem jest jej forma. Informacje w niej zawarte mają bowiem służyć informatycznym systemom księgowym, które mogą pobrać je w sposób automatyczny. Format pliku to XML, a zatem nie można go w łatwy sposób odczytać tak samo, jak ma to miejsce z tradycyjną fakturą w PDF. Innymi słowy, nie jest ona w pełni przyjazna dla człowieka, ale komputery radzą sobie z nią doskonale.
Faktury ustrukturyzowane w branży leasingowej
Związek Polskiego Leasingu ogłosił niedawno na swojej oficjalnej stronie internetowej, że obserwując ogólne trendy w biznesie, przedstawiciele branży leasingowej wcale nie próżnują. Rozwijany jest obecnie pomysł wspólnego standardu faktur elektronicznych, pozwalających w przyszłości na pełną cyfryzację procesu zakupu w ramach tej formy finansowania.
Umowy w ramach leasingu wymagają podania określonego, specyficznego zestawu informacji. Uwzględnienie tego i stworzenie możliwości sprawnego rozliczania dużej liczby faktur w sposób automatyczny znacznie uprości procedury, zwłaszcza w większych firmach dokonujących znacznej liczby transakcji.
Faktury elektroniczne – ułatwienie w rozliczeniach
Korzyści ze stosowania faktur w postaci ustrukturyzowanej jest mnóstwo, nie dziwi więc wcale stałe rozwijanie standardu i rozszerzanie go na inne branże. Jakie są główne korzyści dla firm?
- Przyspieszenie i usprawnienie rozliczeń, poprzez ich automatyzację. Nowy format faktur nie wymaga ręcznego wprowadzania danych, a więc nie zajmuje dodatkowego czasu pracownikom.
- Zmniejszenie liczby błędów pojawiających się w efekcie nieprawidłowego wprowadzenia danych z faktury w tradycyjnej postaci lub elektronicznej w pliku PDF. Programy do sczytywania danych z takich plików są wysoce niedoskonałe, a więc zazwyczaj musi się tym zajmować wyznaczona osoba. Wspomniany automatyzm praktycznie niweluje ten problem.
- Szybki, elektroniczny proces to również spore oszczędności dla firm, które rozliczają wiele różnych transakcji.
- Jednolity standard, przyjęty zgodnie z obowiązującymi przepisami, pozwala znieść możliwość wystąpienia pomyłek proceduralnych lub pewnych uchybień, które mogą prowadzić nawet do wystąpienia konsekwencji prawnych.
Cyfryzacja ważnym krokiem w branży leasingowej
Oczywiście elektroniczne faktury to tylko jeden z elementów cyfryzacji procedury leasingowej. Branżę czeka znacznie większe przeobrażenie, a jego symptomy możemy już powoli obserwować. Leasing przez internet, czyli możliwość wyboru oferty oraz przejścia całego procesu, korzystając wyłącznie z komputera, to wizja, która zaczyna się powoli materializować.
Na razie pozostaje bacznie obserwować postępy i czekać na wdrożenie standardu faktury ustrukturyzowanej dla leasingu, który z pewnością wpłynie pozytywnie na branżę. Analiza ZPL, który powołuje się na wyniki digitalizacji w innych dziedzinach biznesu, daje naprawdę duże nadzieje. W branży FMCG wdrożenie dedykowanej faktury elektronicznej okazało się strzałem w dziesiątkę. W jednym tylko, 2018 roku, przez system przewinęło się ponad 2,5 mln dokumentów w nowym standardzie, a liczba błędów zmniejszyła się z 40% do 2%.