Zarejestrowanie zakupionego samochodu na firmę jest korzystne dla przedsiębiorców, ale nie zawsze takie rozwiązanie wchodzi w grę. Warto jednak wiedzieć, że nawet jeśli nie można tego zrobić, istnieje możliwość zakategoryzowania samochodu jako środek trwały.
Kiedy samochód może zostać środkiem trwałym?
Przepisy podatkowe ściśle wskazują, co może być środkiem trwałym, dlatego jeśli chce się, by był nim samochód, musi on spełniać określone w przepisach prawa podatkowego warunki. Przede wszystkim musi być własnością podatnika bądź może być on jego współwłaścicielem. Musi być nabyty we własnym zakresie i w pełni nadawać się do użytku w dniu, w którym przyjmuje się go do używania. Co ważne, trzeba określić szacowany czas, w jakim samochód będzie użytkowany i nie może to być okres krótszy niż rok. Niezbędne jest także, by samochód był wykorzystywany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, choć można go też oddać do użytkowania na mocy umowy najmu, umowy dzierżawy czy na warunkach leasingu.
Takie rozwiązanie jest oczywiście korzystne, ponieważ koszty samochodu można będzie ewidencjonować w księgowości w ramach odpisów amortyzacyjnych.
Kupno samochodu na firmę - jak to udokumentować?
Samochód można zakwalifikować jako środek trwały firmy kiedy posiada się odpowiednie dokumenty. Może to być faktura VAT, którą wystawia firma sprzedająca samochód, będąca czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT. W grę wchodzi również faktura VAT marża, kiedy samochód został zakupiony od przedsiębiorstwa będącego czynnym podatnikiem VAT zajmującym się sprzedażą używanych aut. Dokumentem potwierdzającym rejestrację może być także faktura bez VAT, kiedy samochód zakupiło się od podmiotu zwolnionego z VAT, oraz umowa sprzedaży, kiedy auto nabyło się od osoby fizycznej. Możliwe jest więc takie zakwalifikowanie samochodu bez względu na to, z jakiego źródła się go pozyskało.
Kiedy posiada się wyżej wymienione dokumenty, jest możliwość ewidencjonowania samochodu firmowego jako środek trwały. W tym celu niezbędne jest też określenie jego wartości początkowej i wybranie metody amortyzacji, gdyż trzeba ustalić plan amortyzacji. To właśnie na jego mocy można będzie wyliczać robione co miesiąc odpisy amortyzacyjne, które wejdą w skład kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorstwa.
Warto też wiedzieć, że jeśli nabywcą samochodu jest spółka cywilna, dokument potwierdzający zakup samochodu musi być wystawiony na spółkę, ale zarejestrować go można tylko na wspólników tworzących spółkę, a nie na cały podmiot. Jeśli samochód kupuje jednoosobowa firma, dokument może zostać wystawiony na właściciela firmy. Nie trzeba przy tym uwzględniać w dokumencie nazwy firmy, bo jednoosobowa firma jest osobą fizyczną, co oznacza, że właściciel i jego firma mają jeden NIP.
Odliczenie VAT
Cenną informację stanowi fakt, że jeśli zakupiony został samochód osobowy i jest on wykorzystywany tylko na potrzeby firmy, przedsiębiorca może odliczyć pełny podatek VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu i nabycia. By jednak móc to zrobić, trzeba przede wszystkim zgłosić posiadany samochód do urzędu skarbowego, wykorzystując specjalny druk VAT-26, określić zasady, na jakich samochód będzie użytkowany, a także przedsiębiorca jest zobowiązany dla prowadzenia tzw. kilometrówki.
Oczywiście samochód firmowy można też wykorzystywać do celów prywatnych (mowa wówczas o celach mieszanych), ale wtedy można odliczyć tylko 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych. Wówczas nie trzeba już spełniać dodatkowych warunków.
Czy zawsze można zarejestrować samochód na firmę?
Nie każdy przedsiębiorca ma do tego prawo. Ponieważ do procedury tej wymagania jest osobowość prawna, samochodu na firmę nie mogą zarejestrować osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Prawo to nie przysługuje także wspólnikom spółki cywilnej (a przysługuje wspólnikom spółki z o.o.). W takich przypadkach można samochód zarejestrować tylko na osobę, a nie na firmę, ale i wtedy pojazd może być zakwalifikowany jako środek trwały firmy i będzie można dokonywać stosownych odliczeń od podatku.